Dostałam kiedyś bardzo wartościową radę – i to nie była rada związana z prowadzeniem firmy, czy zespołu. To była rada stricte sportowa.
„Patrz gdzie jedziesz, bo dojedziesz tam, gdzie patrzysz”
Sport, który uprawiam to jeździectwo. Hobbystycznie jeżdżę konno i skaczę przez przeszkody. Sytuacja w moim przypadku wyglądała zwykle tak, że oto brałam „rozpęd”, łapałam dobre tempo galopu przed pierwszą przeszkodą i z determinacją na nią najeżdżałam. Po czym – cały czas patrząc na tą pierwszą przeszkodę w parkurze – okazywało się, że dystans nie pasował, na pierwszej robiłam zrzutkę i już byłam wkurzona, że na dzień dobry zepsułam sobie cały plan. Ale nie poddawałam się… łapałam wzrokiem kolejną przeszkodę i walczyłam dalej. Rzecz w tym, że zanim zorientowałam się, gdzie jest ta druga, zanim się pozbierałam po zepsutej pierwszej i zanim w ogóle pomyślałam co miałam zrobić, to dystans do dwójki znowu nie pasował. To, że te parkury przejeżdżałam z dwiema, czy trzema zrzutkami to była bardziej zasługa konia, niż moich umiejętności..
Dopiero, jak zdałam sobie sprawę, że przecież ja cały czas patrzyłam nie tam gdzie trzeba, za blisko, na problem a nie na rozwiązanie, na wynik a nie drogę, która do niego ma mnie doprowadzić, to byłam w stanie bardziej świadomie pracować w tych moich przejazdach. I w biznesie jest w sumie tak samo!
Ta zasada, choć prosta, ma ogromne znaczenie. Nie chodzi o to, by skupiać się wyłącznie na przeszkodzie, która jest tuż przed nami. Tę przeszkodę powinniśmy mieć już dawno rozplanowaną. Kluczem jest patrzenie dalej, na kolejny punkt, na kolejną przeszkodę, na całą trasę. W ten sposób utrzymujemy właściwą trajektorię i nie tracimy z oczu ostatecznego celu. Bo przecież błędy po drodze zawsze będą się trafiały, tylko pytanie brzmi jak sobie z nimi radzimy, i czy utrzymujemy tempo.
Ta sama zasada obowiązuje w zarządzaniu. Manager nie może skupiać się wyłącznie na bieżących problemach. Musi mieć wizję, plan i konsekwentnie do niego dążyć, patrząc na cele, które chce osiągnąć. To jego rolą jest też analizować otoczenie i patrzeć co się dzieje na rynku. Bo może właśnie ktoś na parkur wszedł, albo wbiegł pies i trzeba zmienić trasę – co nie oznacza, zmienić cel. I prawdą jest, że każdy to wie i każdy umie o tym powiedzieć. Nawet większość managerów ma wyobrażenie jak to zrobić, żeby tymi celami w firmie zarządzać, dobrze je wyznaczać i egzekwować. To dlaczego to jest takie trudne?
Sztuka polega na dyscyplinie, a ta jest jak mięsień – trzeba ją ćwiczyć.
Wiele metodyk zarządzania celami dostępnych jest na rynku dla managerów i każda z nich ma jak największy sens. Nie czuję się właściwą osobą, żeby oceniać czy OKRy są lepsze od GTD, czy 4DX jest lepszy od Hoshin Kanri. Pewnie, jak w życiu – to zależy. Wszystkie są do siebie zbliżone, bazują bowiem na tym samym założeniu i tych samych krokach. Czyli podstawie współczesnych teorii motywacji – autonomii. W praktyce oznacza to – jako manager pokaż gdzie jedziecie, Twoi ludzie niech powiedzą jaką trasą i w jakiej kolejności pokonają te przeszkody, a Ty bądź z nimi, wspieraj ich i im pomagaj, daj im narzędzia i przestrzeń do wzięcia odpowiedzialności – bądź ich najlepszym kibicem, ale pomóż jak będą tego potrzebowali. Wasz przejazd najlepiej żebyście śledzili razem, regularnie, bo to da Wam poczucie, że wiecie jak Wam idzie, gdzie jesteście względem planu i ile zostało do wygranej!
Osobiście, moją ulubioną metodyką, którą zresztą wdrożyłam w obu firmach, którymi zarządzałam, jest 4DX Franklin Covey. Są to 4 Dyscypliny Egzekucji, metodyka, która koncentruje się na czterech kluczowych elementach:
1. Cele Wynikowe (Lag Measures)
To ostateczne rezultaty, które chcemy osiągnąć. Są one wynikiem naszych działań, np. wzrost sprzedaży o X% w danym kwartale.
2. Cele Kierunkowe (Lead Measures)
To codzienne, mniejsze działania, które prowadzą nas do osiągnięcia celów wynikowych. Są one pod naszą bezpośrednią kontrolą, np. liczba wykonanych telefonów do potencjalnych klientów każdego dnia.
3. Tablica Wyników (Scoreboard)
To wizualne narzędzie, które pozwala na bieżąco śledzić postępy w realizacji celów, zarówno wynikowych, jak i kierunkowych. Tablica powinna być prosta, czytelna i dostępna dla całego zespołu. Jej celem jest motywowanie i budowanie zaangażowania.
4. Rytm Odpowiedzialności (Cadence of Accountability)
To regularne, krótkie spotkania zespołu, podczas których omawiane są postępy, identyfikowane przeszkody i podejmowane decyzje dotyczące dalszych działań. Kluczowe jest, aby to pracownicy rozliczali się ze swoich zadań, a nie byli rozliczani przez menedżera
Z doświadczenia wiem, że najtrudniej zawsze jest zacząć, bo trzeba odpowiedzieć sobie na, jak to mówił klasyk: „zaje… ważne pytanie”. I ono w tym przypadku brzmi:
Co w największym stopniu (jakie działanie) wpływa na osiągnięcie danego wyniku?
Nie 5 różnych działań, nie 10 wskaźników i 15 pomocniczych KPI. Nie! Jednak, maksymalnie 2-3 rzeczy. I to faktycznie jest trudność. Na przykład, w przypadku Mail Boxes mieliśmy do czynienia z firmą, która nie była rozpoznawalna na rynku, klienci wyszukiwali usług online, a my nie mieliśmy dobrego pozycjonowania. Trzeba było wybrać dwa działania, które pozwolą ruszyć biznes i przyciągnąć klientów… Zdecydowałyśmy się, z ówczesną (swoją drogą wspaniałą!) Marketing Manager (też Joanna;)), na wybór cotygodniowych publikacji treści na stronie www stworzonych specjalnie pod SEO w oparciu o wybrane long taile. Efekt? Pozycjonowanie skoczyło w mgnieniu oka – po 3 miesiącach było widać wzrost o kilkadziesiąt pozycji, a po 6 miesiącach były frazy na które byliśmy w Google numerem 1!.
Jaka w tym wszystkim była rola managera, w tym wypadku moja? Dać mądrzejszym ludziom robić ich robotę, wesprzeć w dyscyplinie i regularności, być z nimi w jednym zespole i być ich najwierniejszym kibicem! Dać im „zdyscyplinowaną” autonomię w ich działaniu i wspólnie śledzić to co ma sens. Dla nas te wpisy pod SEO były właśnie wskaźnikiem kierunkowym – wynik przyszedł sam i to szybciej niż myślałyśmy.
4 Dyscypliny Egzekucji to tylko jedno z wielu podejść. Warto również wspomnieć o innych metodykach, które mogą być pomocne w różnych kontekstach. I szczerze zachęcam, żeby popróbować różnych, począwszy od najprostszych!
Autor: Joanna Procyszyn
SMART
Ta popularna, a obecnie niedoceniana, metoda zakłada, że cele powinny być: Skonkretyzowane (Specific), Mierzalne (Measurable), Ambitne/Osiągalne (Achievable/Attainable), Relewantne/Istotne (Relevant) i Określone w Czasie (Time-bound). Serio działa! Dlatego nie bagatelizujmy starego dobrego SMARTa.
- OKR (Objectives and Key Results)
Metodyka spopularyzowana przez Google, polegająca na definiowaniu ambitnych Celów (Objectives) oraz mierzalnych Kluczowych Rezultatów (Key Results), które pokazują, czy cel został osiągnięty. Brzmi znajomo? Powinno!
- Hoshin Kanri
Japońska metoda strategicznego planowania, która angażuje cały zespół w proces wyznaczania i realizacji celów. Hoshin Kanri kładzie nacisk na kaskadowanie celów z góry na dół organizacji oraz na ciągłe doskonalenie. I tu chyba też bez tajemnic, przy cczym Hoshin Kanari mówi wprost o tym, że doskonalenie jest procesem ciągłym i zmiany, dostosowywanie jest konieczne w trakcie. Gdzie indziej można mieć trochę wrażenie, że raz wyznaczone cele są wykute w kamieniu.
Zamykając ten temat – choć niewyczerpany – warto pamiętać, że skuteczne zarządzanie celami to gra zespołowa. Menedżer pełni rolę łącznika między strategicznymi celami organizacji a codziennymi zadaniami zespołu. Musi on:
- Mieć klarowną wizję
Rozumieć, dokąd zmierza firma i jakie cele są kluczowe dla jej sukcesu.
- Komunikować cele
Przekazywać wizję i cele zespołowi w sposób jasny i zrozumiały.
- Wspierać i motywować
Pomagać pracownikom w realizacji ich celów, usuwać przeszkody i inspirować do działania.
- Monitorować postępy
Regularnie śledzić postępy i korygować działania, jeśli jest to konieczne.
Pracownicy z kolei koncentrują się na realizacji celów kierunkowych, tych codziennych, małych krokach, które przybliżają ich do celu. Jednak menedżer musi mieć świadomość tych celów i umieć je kontrolować, aby upewnić się, że zespół porusza się we właściwym kierunku. Przy takiej codziennej pracy, sukces jest niemalże nieunikniony! Prawda?